taskmenizer.com

Планируем дела. С чего начать?

Планирование – очень важная вещь в жизни каждого в современном мир, будь то бизнесмен, руководитель или мама-домохозяйка. У каждого найдется набор задач, которые нужно выполнить сейчас, срочно или завтра. При этом мозг обычно может удержать 5-7 задач, дальше он отвлекается на рутину или новые задачи, и происходит процесс вытеснения информации. Поэтому записывать задачи не просто хорошо, чтобы освободить мозг от удерживания этой информации, а нужно, чтобы перед вами был полный перечень необходимых дел.

Записанные задачи, составленные в план, программируют результат, что позволит вам добиться большего. При составлении плана продумывается время выполнения и детали задачи, причем такая детализация может разбить задачу на подзадачи, заменить ее на более приоритетную или вовсе убрать, как ненужную. Ведение списка дел помогает поддержать эмоциональное равновесие, потому что появляется наглядное изображение вашей работы, и вы уже можете сказать себе: «Я молодец, я много сделал» или «Сегодня я сделал мало, надо поднажать или передать это дело тому, кто сделает его быстрее и лучше».

Для того, чтобы задачи выполнялись максимально эффективно, нужно учитывать биоритмы человека. Наибольшей активности человек достигает через пару-тройку часов после пробуждения и через 1-2 часа после обеда. Именно на это время лучше планировать самые трудные дела.

Второй метод для эффективного планирования состоит в разбивке задач на блоки «Должен», «Следует», «Могу». В раздел «Должен» включаются самые важные дела, которые непременно нужно сделать, для достижения приоритетной цели, причем это касается как рабочих вопросов, так и личных дел. Раздел «Следует» - это задачи, которые требуют решения, но не так срочно и не так важно. Раздел «Могу» - это задачи, которые выполняются в последнюю очередь, имеют низкий приоритет.

Третий метод – выделение блоков для работы и отдыха. Ученые выяснили, что работоспособность человека снижается через полчаса, но для восстановления ее необходимо буквально 5 минут, поэтому если выдерживать такой цикл, то вашей эффективности не будет предела. Есть даже специальная техника Pomodoro, которая помогает выделить такие циклы. Но даже если у вас не возможности выделить 5 минут каждые полчаса, баланс между отдыхом и работой нужно соблюдать. Не стоит думать, что человек, работающий по 20 часов ежедневно, не вставая с кресла, будет более эффективен того, кто тратит на работу меньше времени, но имеет время для восстановления работоспособности.

Четвертый метод – метод чистого листа. Предполагает, что план на каждый день нужно составлять новый, так как обстоятельства могут меняться ежечасно, а тащить за собой весь груз уже ненужных задач не имеет смысла. Это как в поговорке – вчера и завтра не существует, есть только сегодня, сегодняшние приоритеты и сегодняшние задачи.

Обязательно делайте себе напоминания. Какой бы чудесный план вы не составили, но для того, чтобы вспомнить что вам нужно делать в какой момент, надо, как минимум, заглянуть в этот план. А обстоятельства поменялись, вас отвлекли, заняли чем-то для кого-то более важным и вы забыли о своем приоритете. Чтобы такого не случалось, все задачи фиксируем, благо сейчас есть целое море приложений управления задач, например, Taskmenizer, которое напомнит вам что, в какой день и какое время вы должны сделать.